Eintragungspflicht für Unternehmen ab August 2021: Alles was Sie zum Transparenzregister wissen müssen!

Von Rechtsreferendarin Michelle Gaul

Am 25. Juni 2021 hat der Gesetzgeber dem Gesetzesentwurf des Bundestages (ohne Einberufung eines Vermittlungsausschusses[1]) zum Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) zugestimmt. Das Gesetz, welches maßgeblich das Geldwäschegesetz (GwG) reformiert, wird zum 01. August 2021 in Kraft treten und bringt für fast alle Unternehmen neue Handlungspflichten mit sich, welche in einer Vielzahl von Fällen bereits bis zum 31. Juli 2021 umzusetzen sind.

Das Transparenzregister

Mit der Reform des GwG im Jahr 2017 wurde zunächst das Transparenzregister in Deutschland eingeführt. Zweck des Transparenzregisters ist es, die natürlichen Personen, welche sich teilweise hinter sehr verzweigten gesellschaftlichen Strukturen verborgen halten, öffentlich kenntlich und leicht einsehbar zu machen und dadurch der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung entgegenzuwirken.

Nach der alten Version des GWG sind seit dem 1.10.2017 juristische Personen des Privatrechts (z.B. GmbH, AG, eingetragener Verein, rechtsfähige Stiftungen) und eingetragene Personengesellschaften (KG, OHG, PartG) sowie unter bestimmten Voraussetzungen Stiftungen, Trusts und vergleichbare Rechtsgestaltungen verpflichtet, der Bundesanzeiger Verlag GmbH Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten elektronisch mitzuteilen. Die GbR fällt nicht in den Anwendungsbereich.

Wegfall der Mitteilungsfiktion

Nach den bisherigen Regelungen durften mitteilungspflichtige Vereinigungen allerdings von der Mitteilungsfiktion des § 20 Abs. 2 GwG-alt Gebrauch machen. In den Fällen, in welchen die Vereinigungen bereits Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten in einem anderen, öffentlich verfügbaren und elektronisch abrufbaren Register gemacht haben, galt die Mitteilung an das Transparenzregister als erfolgt. Da oftmals die mitteilungspflichtigen Vereinigungen bereits verpflichtend eine Eintragung in einem anderen Register vorgenommen hatten (bspw. im Unternehmensregister, Handelsregister, Partnerschaftsregister, Genossenschaftsregister oder Vereinsregister) unterblieb eine Mitteilung und das Transparenzregister kam die Stellung eines Auffangregisters zu.

Aus diesem Grund erfolgten bislang nur wenige Meldungen an das Transparenzregister[2]. Zur effektiven Umsetzung der EU-Geldwäscherichtlinie und der EU-Finanzinformationsrichtlinie und der damit einhergehenden Verpflichtung zur Erstellung eines EU-weiten Transparenzregisters bis zum 10.03.2021 entfällt nun diese Fiktion. Das Auffangregister wird zum Vollregister. Es besteht daher Handlungsbedarf für alle Unternehmen!

Keine Privilegierung für börsennotierte Gesellschaften

Nach den bisherigen Regelungen waren börsennotierte Gesellschaften, die an einem organisierten Markt im Sinne des § 2 Abs. 11 des Wertpapierhandelsgesetzes (WpHG) notiert sind, nicht zur Mitteilung verpflichtet. Mit der Reform entfällt nun auch für börsennotierte Gesellschaften, trotz erheblicher Kritik, diese Privilegierung.

Sonderregelung für Vereine

Da vor allem Vereine durch den Wegfall der Mitteilungsfiktion besonders durch Bürokratie und Gebühren belastet werden würden, sieht das GwG-neu nun ab dem 1. Januar 2023 in § 20a die automatische Eintragung für eingetragene Vereine nach § 21 BGB im Transparenzregister vor. Im Falle der automatischen Eintragung sind eingetragene Vereine zudem von der Gebührenpflicht per Gesetz befreit.

Fristen und Sanktionen

Grundsätzlich ist der Verpflichtung zur Mitteilung an das Transparenzregister mit seinem Inkrafttreten nachzukommen. Daher gilt für Unternehmen grundsätzlich eine Umsetzungspflicht bis zum 31. Juli 2021.

Das Gesetz sieht allerdings Übergangsregelungen für Unternehmen vor, welche von der bisherigen Mitteilungsfiktion Gebrauch gemacht haben. Die Mitteilung hat in diesen Fällen erst acht bis siebzehn Monate später zu erfolgen. Darüber hinaus werden Verstöße gegen die Meldepflicht erst ein Jahr nach Ablauf der Mitteilungsfrist verfolgt.

Im Falle eines Verstoßes finden die Bußgeldvorschriften des GwG (§ 56 Abs. 1 Nr. 55 ff.) Anwendung. Bei vorsätzlicher Begehung kann dabei eine Geldbuße von bis zu 150.000 Euro und im Übrigen eine Geldbuße von bis zu 100.000 Euro erhoben werden. Bei einem schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstoß droht dem Unternehmen darüberhinausgehend eine Geldbuße von bis zu 1 Mio. Euro oder bis zum Zweifachen des aus dem Verstoß gezogenen wirtschaftlichen Vorteils und bei Finanzdienstleistern i.S.d. § 2 Abs. 1 Nr. 1-3 ,6-9 GwG sogar bis zu 5 Mio. Euro oder 10 % des Gesamtumsatzes.

Was muss jetzt getan werden?

Unternehmen sollten zunächst umgehend prüfen, ob Sie zu den mitteilungspflichtigen Vereinigungen zählen. Falls dies der Fall ist, sollte nachvollzogen werden, ob (und ggf. mit welchem Inhalt) bislang eine Mitteilung an das Transparenzregister erfolgt ist, oder sich das Unternehmen auf die Mitteilungsfiktion berufen hat.

In dem Falle der Berufung auf die Mitteilungsfiktion sollte eingehend analysiert werden, ob das Unternehmen tatsächlich hierzu berechtigt ist, also die Angaben in anderen Registern ausreichend zur Offenlegung der wirtschaftlichen Berechtigten ist. Das Bundesverwaltungsamt stellt zur Klärung dieser Frage regelmäßig aktualisierte FAQ zur Verfügung, welche in der Praxis von erheblicher Bedeutung sind und problematische Konstellationen aufzeigen.

Da eine „once-only-Lösung“ (= bei Veränderungen reicht eine Mitteilung an ein Register) im neuen Gesetz nicht enthalten ist, sind Unternehmen nun verpflichtet ein Compliance-System aufzustellen, welches einer fehlenden Veränderungsmitteilung im Transparenzregister vorbeugt.

Kontakt zu uns

Gerne helfen wir Ihnen beim Assessment der wirtschaftlich Berechtigten sowie der Fragen, ob Ihr Unternehmen zu den mitteilungspflichtigen Vereinigungen zählt oder sich Ihr Unternehmen auf eine etwaige Übergangsfrist berufen kann, und begleiten Sie bei der Mitteilung an das Transparenzregister.

Nehmen Sie gerne über unser Kontaktformular Kontakt zur Besprechung Ihres Anliegens mit uns auf. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

[1]Empfehlung des Ausschusses für Inneres vom 15.06.2021 aufgrund der mangelnden Berücksichtigung von sachdienlichen Anträgen des Bundesrates.

[2] Reuter, Reform des GwG: Das Transparenzregister wird zum Vollregister!, BB 2021, 707.